Como criar uma Ordem de Compra e cadastrar uma cotação de fornecedor
Para criar uma Ordem de Compra, acesse Compras > Ordens de Compra e clique em "Adicionar" (o botão padrão de criação, canto superior). Depois de criada, abra a ordem e cadastre uma ou mais cotações na aba Cotações, escolhendo o fornecedor — cada cotação representa o orçamento de um fornecedor para aquela compra, permitindo comparar preços antes de faturar. Termos equivalentes: pedido de compra, orçamento de fornecedor, PO, cotação de preço.
- Acesse Compras > Ordens de Compra. Resultado: abre a lista de ordens de compra existentes.
- Clique no botão "Adicionar" (canto superior direito da tela). Resultado: abre o modal "Nova Ordem de Compra".
- Preencha "Descrição" (resumo da compra), "Observações", "Forma de Pagamento" e, se souber, "Recebimento Preferencial" (data prevista de entrega). Resultado: os três primeiros campos são obrigatórios; sem eles o formulário não salva.
- Clique em "Salvar". Resultado: a ordem de compra é criada com status inicial e some da lista o modal; a nova ordem aparece na grade com um Nº Pedido (prefixo + sequencial).
- Clique na ordem de compra recém-criada na lista. Resultado: abre a tela de detalhes, com as abas Detalhes, Produtos solicitados, Cotações, Comparativo, Aprovações e Portal Fornecedor.
- (Opcional, mas recomendado antes de cotar) Na aba "Produtos solicitados", cadastre os itens que o condomínio precisa comprar. Resultado: a lista de produtos fica disponível para ser importada em cada cotação, evitando digitar tudo de novo por fornecedor.
- Clique na aba "Cotações" e depois em "Nova cotação". Resultado: abre o modal "Nova Cotação".
- Selecione o "Fornecedor" no campo de busca. Resultado: assim que o fornecedor é escolhido, o sistema já prepara um rascunho da cotação e libera a seção de produtos, sem precisar salvar antes. Se o fornecedor já tiver uma cotação nesta mesma ordem, aparece o aviso "Já existe uma cotação para este fornecedor nesta ordem de compra." — nesse caso, edite a cotação existente em vez de criar outra.
- Preencha "Prazo para entrega (dias)", "Validade da proposta (dias)", "Garantia/Validade", "Condições de pagamento", "Frete" e "Vendedor" conforme o orçamento recebido. Resultado: campos opcionais, usados no comparativo entre fornecedores.
- Informe os produtos e valores cotados na grade de produtos da cotação (pode importar da lista cadastrada em "Produtos solicitados"). Resultado: o "Valor total" da cotação é calculado a partir dos itens.
- Anexe o orçamento/proposta do fornecedor em "Anexe arquivos para essa cotação" (PDF, imagem etc.), se houver. Resultado: o anexo fica disponível na coluna Anexos da lista de cotações.
- Clique em "Salvar". Resultado: a cotação é confirmada e passa a aparecer na lista da aba Cotações, com Situação "Em aberto".
Se o fornecedor desejado não aparecer na busca, é preciso cadastrá-lo antes (ver artigo sobre cadastro de fornecedor). Depois de cadastradas as cotações de todos os fornecedores consultados, use a aba "Comparativo" para visualizar lado a lado e decidir o vencedor; para transformar a cotação escolhida em despesa, use o botão "Faturar / Gerar despesa" (ou "Faturamento Parcial" para faturar só alguns itens) na própria aba Cotações.
Perguntas frequentes
Preciso cadastrar os produtos antes de criar a cotação?
Não é obrigatório, mas é recomendado: cadastrando em "Produtos solicitados" primeiro, dá para importar os itens em cada cotação de fornecedor em vez de digitar tudo de novo.
Posso cadastrar cotações de vários fornecedores na mesma Ordem de Compra?
Sim. Cada fornecedor só pode ter uma cotação por ordem — clique em "Nova cotação" novamente e escolha outro fornecedor. Depois compare todas na aba Comparativo.
Dá para criar a Ordem de Compra a partir de um template já pronto?
Sim. Na lista de Ordens de Compra, use a opção "Criar A partir de Template" (menu de ações extras) em vez de "Adicionar".